Theo khảo sát nội bộ của chúng tôi với 200 chủ tiệm mỹ phẩm tại các tỉnh thành, có 3 lý do chính khiến tiệm nhỏ phải đóng cửa:
Hàng tồn quá nhiều, vốn chết — nhập hàng theo cảm tính, không biết cái nào bán chạy, cái nào ế.
Hạn sử dụng — mỹ phẩm có HSD 6-24 tháng, hết date là mất trắng.
Công nợ — khách quen mua chịu, cuối tháng không đòi được, mất vốn.
Tin tốt: cả 3 vấn đề này đều có cách giải quyết — và bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước.
👉Xem thêm: Phần mềm quản lý cửa hàng Mỹ phẩm
Bước 1: Phân loại hàng hóa theo nhóm ABC
Đừng quản lý 500 sản phẩm "ngang hàng" nhau. Hãy phân loại theo quy tắc ABC:
| Nhóm | Đặc điểm | Tỷ lệ | Cách quản lý |
|---|---|---|---|
| A (siêu lợi nhuận) | Bán chạy, lãi cao | 20% SP = 80% doanh thu | Luôn đủ hàng, không để hết |
| B (trung bình) | Bán đều | 30% SP | Nhập vừa phải |
| C (ít bán) | Bán chậm, tồn lâu | 50% SP | Xả hàng, không nhập thêm |
Ví dụ thực tế: Chị Lan (tiệm mỹ phẩm ở Bình Dương) có 600 SKU. Sau khi phân loại ABC phát hiện chỉ 120 SP (nhóm A) chiếm 78% doanh thu. Chị cắt 200 SP nhóm C — vốn tồn kho giảm 40%, doanh thu không đổi.
Cách làm: Mở Excel, ghi 30 ngày bán hàng gần nhất, cộng doanh thu từng SP, sort từ cao xuống thấp. Top 20% là nhóm A.
Bước 2: Quản lý tồn kho theo "định mức tối thiểu"
Đừng để đến lúc khách hỏi "còn son này không?" mới chạy đi kiểm kho.
Định mức tối thiểu (Min Stock): Với mỗi SP, đặt mức tồn tối thiểu = số bán trung bình 1 tuần × 2.
Ví dụ: Son Lipice bán 15 cây/tuần → Min Stock = 30 cây. Dưới 30 → nhập thêm.
Cảnh báo tự động: Nếu dùng Excel, bạn có thể dùng Conditional Formatting — ô nào < Min Stock thì tô đỏ. Nếu dùng phần mềm chuyên dụng, hệ thống tự báo.
💡 Kinh nghiệm: Đừng nhập hàng theo "cảm giác". Nhập theo số liệu 30 ngày gần nhất. Hàng mới thì nhập ít trước (test thị trường), bán chạy mới nhập nhiều.
👉Xem thêm: Phần mềm quản lý cửa hàng Mỹ phẩm
Bước 3: Quản lý hạn sử dụng (HSD) — điểm sống còn ngành mỹ phẩm
Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa tiệm mỹ phẩm và tiệm tạp hóa. Mỹ phẩm HSD 6-24 tháng, hết date là mất trắng 100%.
Quy tắc FIFO (First In, First Out)
Hàng nhập trước — bán trước. Đơn giản nhưng nhiều chủ tiệm quên.
Quy tắc "7 ngày vàng"
Trước HSD 90 ngày: Bắt đầu giảm giá 10-20%, đẩy hàng.
Trước HSD 30 ngày: Giảm 30-50%, xả gấp.
Trước HSD 7 ngày: Tặng kèm, không bán.
Cách quản lý HSD bằng Excel (đơn giản)
Tạo cột "HSD" (định dạng Date). Dùng công thức:
=DATEDIF(TODAY(), HSD, "d")→ Trả về số ngày còn lại. Áp dụng Conditional Formatting: <7 ngày = đỏ, <30 = vàng, <90 = cam.
Cách quản lý HSD bằng phần mềm
Phần mềm như MyPhamStore tự cảnh báo trước 7 ngày — SP nào sắp hết date hiện màu đỏ trên dashboard.
Bước 4: Quản lý khách hàng — tài sản lớn nhất của tiệm
80% doanh thu tiệm mỹ phẩm đến từ 20% khách quen. Đừng để mất họ.
Thông tin tối thiểu cần lưu
Họ tên + SĐT (để nhắn tin, gọi điện).
Ngày sinh (để chúc mừng + tặng voucher — khách rất thích).
Loại da / sản phẩm hay mua (tư vấn chính xác hơn).
Lịch sử mua (biết khách mua gì, bao lâu mua lại).
Phân nhóm khách hàng
| Nhóm | Tiêu chí | Chính sách |
|---|---|---|
| VIP | Mua > 2tr/tháng | Giảm 10%, quà sinh nhật |
| Thân thiết | Mua 500k-2tr/tháng | Tích điểm đổi quà |
| Mới | Mua lần đầu | Voucher 50k lần sau |
| Ngủ đông | > 3 tháng không mua | Nhắn tin "nhớ bạn" |
Công cụ
Excel: Đơn giản nhưng khó tra cứu khi đông khách.
Phần mềm: Tự lưu lịch sử, tự nhắc sinh nhật, tự gợi ý khách "ngủ đông".
Bước 5: Quản lý công nợ — "cứu" bạn khỏi thất thoát
Khách quen mua chịu là bình thường ở tiệm mỹ phẩm. Nhưng quản lý không tốt = mất vốn.
Quy tắc "3 KHÔNG"
KHÔNG cho nợ quá 500k/khách (trừ VIP).
KHÔNG cho nợ quá 30 ngày.
KHÔNG cho nợ nếu lần trước chưa trả.
Cách ghi nợ đơn giản
Sổ tay: Ghi tên, SĐT, số tiền, ngày mượn. Nhưng dễ mất, khó tra.
Excel: Có cột "Nợ còn lại", dùng SUMIF để tổng hợp. Nhưng phải nhập tay.
Phần mềm: Tự động cập nhật khi bán, tự nhắc khi quá hạn.
Mẫu tin nhắn nhắc nợ (lịch sự)
"Chị [Tên] ơi, em [Tên tiệm] đây ạ. Chị còn khoản [số tiền] từ ngày [ngày]. Chị sắp xếp trả giúp em nhé. Em cảm ơn chị nhiều ạ!"
Bước 6: Quản lý nhân viên — đừng để "tiền chảy máu"
Nếu tiệm có 1-3 nhân viên, bạn cần quản lý:
Doanh thu theo nhân viên
Biết ai bán giỏi, ai cần đào tạo thêm.
Hàng hỏng / mất
Mỗi tháng kiểm kê 1 lần. Nếu chênh lệch > 2% → có vấn đề.
Ca làm việc
Ghi rõ ai trực ca nào, doanh thu ca đó bao nhiêu — tránh tranh cãi.
Cách làm đơn giản: Mỗi cuối ngày, nhân viên ghi "Bảng bàn giao ca" gồm: doanh thu, số hóa đơn, hàng hỏng (nếu có). Bạn ký xác nhận.
Bước 7: Báo cáo — nhìn số liệu mới biết đường đi
Đừng quản lý theo "cảm giác". Mỗi tuần, mỗi tháng, bạn cần biết:
Doanh thu tuần này so tuần trước tăng/giảm bao nhiêu %?
Lợi nhuận ròng (sau khi trừ giá vốn, chi phí) là bao nhiêu?
SP nào bán chạy nhất tuần qua?
Tồn kho đang chiếm bao nhiêu vốn?
Nếu dùng Excel: Tạo file "Báo cáo tháng" với 4 sheet: Doanh thu, Lợi nhuận, Tồn kho, Top SP.
Nếu dùng phần mềm: Mở tab "Báo cáo" — có sẵn 5 loại báo cáo, xuất Excel 1 click.
Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm?
Bạn nên cân nhắc dùng phần mềm khi:
| Dấu hiệu | Nên dùng phần mềm |
|---|---|
| Có > 300 SKU | Excel bắt đầu quá tải |
| Có > 2 nhân viên | Cần phân quyền |
| Bán > 30 đơn/ngày | Nhập tay không kịp |
| Có > 50 khách nợ | Sổ tay dễ nhầm |
| Cần in hóa đơn, tem mã vạch | Excel không làm được |
Gợi ý: MyPhamStore
Phần mềm quản lý bán hàng mỹ phẩm của chúng tôi được thiết kế đúng cho vấn đề này:
✅ 550+ SP mẫu có sẵn, không cần nhập từ đầu.
✅ Cảnh báo HSD trước 7 ngày.
✅ Quản lý shade, batch, dung tích đúng ngành mỹ phẩm.
✅ Quản lý công nợ khách + NCC.
✅ Chạy offline 100% — không cần internet.
✅ Giá từ 150.000đ/tháng — rẻ hơn 1 cây son.
Câu hỏi thường gặp
1. Tiệm nhỏ 100 SKU có cần phần mềm không?
Chưa cần. Excel đủ dùng. Khi lên 300 SKU hoặc có nhân viên, hãy chuyển.
2. Quản lý tiệm mỹ phẩm online + offline khác gì?
Online cần thêm quản lý đơn ship, phí ship, đổi trả. Offline đơn giản hơn. Nếu làm cả 2, nên dùng phần mềm để tổng hợp doanh thu.
3. Có nên thuê kế toán?
Tiệm < 500 triệu doanh thu/năm: chưa cần. Dùng Excel hoặc phần mềm là đủ.
4. Làm sao biết SP nào bán chạy?
Ghi 30 ngày bán hàng, cộng doanh thu từng SP. Hoặc dùng phần mềm — báo cáo tự động.
5. Mất bao lâu để "ổn định" quản lý?
Trung bình 2-3 tháng nếu làm đúng 7 bước trên. Đừng cố hoàn hảo ngay từ đầu.
6. Có cần máy quét barcode không?
Nên có nếu > 200 SKU. Máy quét USB giá 300-500k trên Shopee, dùng 5-10 năm.
7. Nên dùng Excel hay Google Sheet?
Google Sheet tốt hơn — backup tự động, truy cập từ điện thoại. Nhưng cần internet.
8. Phần mềm offline có an toàn không?
Có, nếu có backup tự động. MyPhamStore backup hàng ngày vào ổ D hoặc USB.
9. Làm sao quản lý khi có nhiều chi nhánh?
Cần phần mềm hỗ trợ nhiều chi nhánh hoặc dùng chung 1 file Excel trên Google Drive (không khuyến khích khi > 1000 đơn/tháng).
10. Chi phí quản lý tiệm mỹ phẩm hàng tháng?
Excel: 0đ.
Phần mềm: 150k-500k/tháng.
Kế toán thuê ngoài: 500k-2tr/tháng.
Tóm lại: 7 bước quản lý tiệm mỹ phẩm hiệu quả
Phân loại ABC — biết SP nào "nuôi" tiệm.
Định mức tồn kho — không để hết, không tồn quá nhiều.
Quản lý HSD — cứu bạn khỏi mất trắng.
Quản lý khách hàng — giữ chân 20% khách VIP.
Quản lý công nợ — tránh thất thoát.
Quản lý nhân viên — minh bạch doanh thu.
Báo cáo định kỳ — nhìn số liệu để ra quyết định.
Bạn muốn thử cách quản lý "nhàn" hơn?
Nếu bạn đã mệt mỏi với Excel và sổ tay, tải MyPhamStore dùng thử miễn phí — 550+ SP mẫu có sẵn, cài xong là dùng.
🎁 TẢI MYPHAMSTORE DÙNG THỬ MIỄN PHÍ
⬇️ TẢI NGAY (MIỄN PHÍ)Không cần thẻ tín dụng • Hỗ trợ cài đặt qua TeamViewer
0 nhận xét Blogger 0 Facebook